wps表格打印，别让打印难毁掉你的表格！WPS表格打印全攻略，这5个技巧90%的人不知道
本文目录导读：
“打印出来怎么只剩半张纸？”“明明在电脑上看着好好的，打出来字体小得像蚂蚁？”“为什么表头只出现在第一页，后面全是光秃秃的数据？”——如果你也曾被WPS表格打印折磨到抓狂,那么这篇文章就是为你准备的。
作为一个和WPS表格“相爱相杀”多年的老用户，我深知那种明明数据整理得整整齐齐，一打印就翻车的绝望，我把压箱底的打印秘诀全部掏出来，从设置到排版，从预览到输出，手把手教你调教出“所见即所得”的完美打印效果，全程干货,建议先收藏再慢慢看。
打印前的“救命三件套”：预览、分页、缩放
先别急着点“打印”，点“打印预览”是成年人的修养
很多朋友一上来就Ctrl+P，结果打出来头重脚轻，正确的第一步应该是：点击“文件”菜单下的“打印”（或按快捷键Ctrl+P），在右侧弹出的打印预览面板里，仔细看看实际输出效果，如果发现表格被截断，或者页面空白太多，先别慌,下面几个设置能救你。
分页预览：让你像看地图一样看表格
点击表格右下角的“分页预览”按钮（或者“视图”选项卡里找“分页预览”），你会惊讶地发现：WPS自动给你画出了蓝色的分页线，那些虚线和实线代表哪里是一页的边界，如果你的数据跨页了，直接拖拽这些分界线，就能手动调整每页包含的内容，比如你想把某个表格完整放在一页里，就把分界线拉到表格下方，这个操作比反复调整列宽、行高要直观十倍。
缩放打印：字太小？缩放大法来帮忙
当表格列数太多，总有一两列被挤到下一页去时，很多人会选择手动拉窄列宽，结果数据显示不全，其实有个隐藏大招：在“打印预览”界面里，找到“缩放”选项（在“页面设置”里也有），选择“将工作表调整为一页”，WPS会自动压缩字体和比例，把所有内容挤在一页里，如果觉得字太小，可以选择“调整为”自定义页宽和页高，比如设置为“1页宽、2页高”，就能兼顾字号和完整性。 行重复：告别翻页找不到头的尴尬
你有没有打印过一份好几页的员工名单，结果第二页开始只有序号和工资，完全不知道哪一列对应什么？这就是没有设置“标题行重复”的后果,解决办法很简单：
- 点击“页面布局”选项卡，找到“打印标题”（有的版本叫“打印标题”或“打印标题行”）。
- 在弹出的对话框中，“顶端标题行”右侧有一个小箭头，点击后选中你的标题行（比如第一行或前两行）。
- 确定，现在再预览，每一页顶部都会自动出现表头,领导看了都夸你专业。
同样的，如果表格左边有首列（如姓名列）需要在每一页左侧重复，也可以在“左端标题列”里设置,这个功能特别适合列数超多的财务报表或人事花名册。
页眉页脚：让打印表格带上“身份证”
很多职场新人不知道，表格的页眉页脚可以自由编辑，比如你想在每一页顶部显示“2025年销售数据——机密”，底部显示页码和打印日期,操作如下：
- 进入“页面设置”（在“页面布局”右下角的小三角图标）。
- 切换到“页眉/页脚”选项卡，点击“自定义页眉”。
- 在左、中、右三个位置里输入文字，或者插入图片、页码、总页数、日期等变量（点击对应按钮即可）。
- 确定后打印，每一页都会自动带上这些信息，如果你的表格需要归档或提交给客户,加一个页脚页码能让对方翻阅时省力不少。
打印区域：只打我想打，别让空白行捣乱
有时候你只想打印表格中的某几列或某几行，但一按打印，连旁边空白的单元格都出来了,解决方法：
- 选中你要打印的单元格范围，点击“页面布局”里的“打印区域”——“设置打印区域”。
- 这样WPS就只打印你选中的部分，如果想取消，选“取消打印区域”即可。
如果表格中间有很多空行，打印出来会浪费纸张而且难看，找一个快速清理技巧：选中整列，按Ctrl+G定位条件，选择“空值”，然后右键删除整行——注意备份数据，更保险的做法是用“打印区域”直接框选有效数据。
特殊场景：横打竖打、网格线、背景色
横着打还是竖着打？ 当表格的列数比行数多（比如宽表格），建议用“横向”打印，在“页面设置”的“页面”选项卡里，勾选“横向”，预览看看效果，反过来，行数多列数少的表格用“纵向”更节省纸张。
网格线要不要显示？ 默认情况下WPS表格打印是不显示灰色网格线的，只显示有内容的单元格边框，如果你想让打印出来的表格像手画的一样有格子，可以在“页面设置”的“工作表”选项卡里，勾选“网格线”（或“打印网格线”），或者更专业的方法：先选中区域，给表格加边框（Ctrl+Shift+&）,这样打印出来边框清晰可控。
背景色打印？ 很多表格用颜色标记了不同状态（如红色表示亏损、绿色表示盈利），但打印时颜色可能很淡或变黑白，如果想保留背景色，在“页面设置”的“工作表”选项卡里，确保“单色打印”没有勾选（如果勾选了，所有颜色会转为灰度），打印机墨水不足时，可以勾选“单色打印”省墨。
终极彩蛋：一键把表格转成PDF再打印
如果你怕别人电脑上的WPS版本不一致导致排版混乱，或者你想保留格式做电子存档，最稳妥的方式是：打印时选择“Microsoft Print to PDF”或“WPS PDF虚拟打印机”，先把表格输出成PDF文件，再打印PDF，这样不管对方用什么软件打开，排版都不会变，PDF文件还支持压缩体积、加密码,适合发送给客户或领导。
写在最后
说实话，WPS表格的打印功能被严重低估了——很多人遇到问题只会暴力调整列宽行高，结果越调越乱，真正的高手，都是先看懂分页预览，再灵活运用标题行、打印区域和缩放设置，下次打印前，花30秒做这三个动作：预览、分页、设置标题行,你会发现打印出来的表格简直像艺术品。
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